La organización es un proceso que conlleva dos fases:
► Clasificación
Una vez depositada la documentación municipal en las dependencias de Diputación, se procede a su limpieza, clasificación y ordenación, siguiendo para ello el Cuadro de Clasificación de Fondos Municipales aprobado inicialmente en 2003, aunque posteriormente ha sufrido algunas modificaciones.
Cuadro de clasificación de los archivos municipales |
Los expedientes se guardan en carpetillas independientes en las que se recoge la información del fondo al que pertenece, ayuntamiento, así como la sección, subsección, serie genérica y específica, una breve descripción de su contenido y las fechas extremas.
► Ordenación
Tras la clasificación se lleva a cabo la ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie producida, según el criterio de ordenación más adecuado:
* Cronológica.
* Alfabética (expedientes personales).
Una vez efectuadas las operaciones de signaturado y descripción, se procede a su instalación en cajas normalizadas de tamaño folio prolongado con los anagramas de la Diputación y de la Junta de Extremadura, para su posterior rotulación e informatización.